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刍议医院档案资料检索的途径方法

作者:林秀华

当今社会是信息时代,各种文献资料浩如烟海。医院档案资料也一样,日益增多,对信息分类处理、提高档案管理的科学性要求越来越高。与此同时,从事医学科研人员如何在档案管理过程中快速搜寻信息,是摆在档案管理人员面前的一道课题。本文拟就医院档案资料检索的途径方法作一探讨。

一、检索的主要作用

(一)促进信息资源的开发利用。医院多年保存下来的和目前不断涌现着的档案文献资料,是个巨大的知识宝库,是一种如同能源、材料一样的重要资源。掌握了档案资料检索的方法和技能,就可以充分地开发利用这些资源,在医疗卫生知识的海洋中有目的地、迅速地获取信息。

(二)避免重复研究或走弯路。医学技术历史表明:积累、继承和借鉴前人的研究成果是医学技术发展的重要前提,没有继承就不可能有创新。在医学研究工作中,任何一个项目从选题、试验研究,到成果鉴定,每一步都离不开信息。只有充分掌握了有关信息,知道哪些工作前人已经做了,哪些目前正在做,进展情况如何,这样才能避免重复,少走弯路,保证研究工作在尽可能高的层次上起步,并获得预期的效果。相反,如果继承和借鉴工作做得不好,就容易造成重复研究。例如,某医院科研人员花了8年时间研制成功“以镁代银”新工艺在医院临床的应用。可是美国某公司早在上世纪90年代就已经申请了这方面的专利,而且该专利的说明书就收藏在该医院附近的研究所。

(三)节省查找文献资料的时间。医学文献数量过分庞大和迅速增长,加重了研究人员搜集信息的负担。美国对医疗卫生科技人员(含化学界)工作时间分配的调查结果表明,科技人员在一项研究工作的全过程中,用于计划思考的时间占7.7%,用于收集信息和发表成果的时间占50.9%,用于试验与研究的时间占32.1%,用于数据处理的时间占9.3%。科研人员在查文献上花费的时间是相当多的,较好的占33%,较差的占60%。如果有完善的检索设施和周到的检索服务,无疑会节省科研人员的大量时间,腾出更多的精力搞研究,提高科研效率。

(四)促进专业学习。实践证明,一个医科大学生比普通大学生在校的时间多一年,但在校学习时间毕竟有限,走上工作岗位之后,仍需要不断地更新知识,才能适应科技的飞速发展。掌握了文献检索的方法和技能,就可无师自通,很快地找到一条吸取和利用大量新知识的捷径,进入旺盛的创造期。

二、检索的主要工具

检索工具(主要指档案文献检索工具)是人们用来报道、存储和查找一次文献线索的工具。所以检索工具具有“存储”和“检索”两个基本职能。“存储”即是将无序的一次文献经过加工而成为有序的二次文献的过程;“检索”是指通过检索工具,按照一定的方法,查找所需要的文献线索的过程。一般说来,检索工具必须具备4项条件:对所收录的文献的各种内、外部特征要有详细的描述;每条文献款目都标明有可供检索用的标识;全部文献款目都按一定的逻辑,科学地组织成一个有机的整体;具有多种必要的检索手段。

文献检索工具的种类很多,其功用与特点都存在着一定的差异。而且,由于采用的标准不同,或从不同的角度出发,检索工具类型的划分结果也不同。在这里,就医疗文献资料来说,按著录内容划分是检索工具最重要的划分方法。具体为:

(一)目录。目录是图书、期刊等单位出版物外表特征的揭示和报道,是按某种顺序编列的文献清单或清册。也就是说,目录一般是按“种”或“件”(如一种期刊或一件专利)为单位来报道和记录文献的。它对文献的描述比较简单,只记述其外部特征(如医学图书名称或医学期刊刊名、著者姓名、出版事项等)。

(二)题录。题录是单篇医学文献资料外表特征的揭示和报道。题录通常以一个内容上独立的文献单元(如一篇文章、图书中一部分)为基本著录单位,这是它与目录的主要区别。两者的相同点是它们都只限于描述文献的外部特征。题录实质上是一种不含文献内容摘要的文摘款目。在揭示文献内容的深度方面,题录比目录做得深入一些,但又比文摘款目浅。

(三)文摘。文摘性检索工具是通过描述医学文献资料外部特征和简明深入地摘录文献内容要点来报道文献的一种检索工具。它是检索工具的主体,二次文献的核心。其主要作用是:深入揭示文献内容,节约阅读时间;帮助读者选择文献,决定取舍;帮助读者克服语言上的障碍。医学科研人员如能经常翻阅报道性医学文摘杂志,既不花太多时间,又可及时了解医疗行业的新技术、新动态。

(四)索引。索引是将某一信息集合中相关的文献,按某种可查顺序排列的一种附属性检索工具,广泛地存在于各种检索工具之中,起着“向导”和“引路人”的作用。索引揭示医学档案文献资料或记录的某一特征(如题名、著者、主题词等),其主要功能是检索。索引由检索标识和来源线索两部分组成。

三、检索的途径方法

(一)检索途径

为方便检索者不同的检索需求,在编制检索工具时,标引人员按照医学文献档案的外表特征和内容特征分别进行标引,以形成满足检索者需要的各种不同检索途径。

1.题名途径。即根据医学文献档案的名称(书名、刊名、篇名等)来查找文献的途径。适用于某一文献名称的专指性检索。常用的检索工具有《书名目录》《馆藏期刊目录》等。这类目录按图书、期刊的名称字母顺序编排和检索。一般多用于查找医学图书和期刊。另外,有的检索工具辅助索引中尚有医学图书索引、行业会议名称索引。

2.著者途径。即根据已知医学档案文献著者姓名,或以医疗研究机构团体为标识的检索途径。一般检索工具都有著者索引,有的还有团体著者(机构)索引,它们都按著者姓名字顺编排。由于从事医学科技研究的个人或机构团体,都有自己专业的专题范围,所以通过著者索引可检索到某一专题的主要文献。

3.序号途径。即以医学档案文献资料的专利号、登记号、报告号、入藏号等编号特征来查找档案文献的途径。在已知这些档案文献编号的前提下,利用序号途径检索文献比较方便、快捷。

(二)检索方法

查找医学文献资料的方法,大体可以归纳为三种,即常用法、追溯法和循环法。

1.常用法。这是利用检索工具来查找医学档案文献资料的方法。因为这种方法是目前查找文献最常用的一种方法,故称常用法。常用法依据检索的年代顺序又分为顺查法、倒查法和抽查法。顺查,就是由远及近地顺时间查找,根据已知某项医学发明或研究的产生年代,由此逐年向近期查找。倒查,就是由近及远地逐年倒查,重点是放在近期文献,查到基本满足需要时为止。抽查,就是重点查找课题所属医学发展阶段时期的文献,以求取得事半功倍检索效果的方法。

2.追溯法。即利用已知档案文献所附的参考文献进行追溯查找的方法。一些评论性、综述性文章或专著所附列的参考文献相当于一个专题索引。利用这种方法查找的文献资料,在日常工作中,往往具有较高的参考价值,漏检率和误检率有时还少。

3.循环法。亦称分段法或交替法。先利用检索工具查得一批相关档案文献资料,再利用这批文献资料所附的参考文献进行追溯查找,从而得到更多的相关文献,如此交替循环,直至检索结果满足需要为止。

总之,在检索工具比较齐全的时候,采用常用法及循环法。在没有检索工具或检索工具不足的情况下,自然应以追溯法为主,查找文献应该是快、全、准。

作者单位:河源市妇幼保健院






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